рузанова Ирина

ваш персональный коуч и просто хороший человек 

Назад к списку

Организация рабочего пространства. Как и зачем  

ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРОСТРАНСТВА: КАК И ЗАЧЕМ 

Давайте с вами поговорим сегодня о рабочем пространстве, которое нас окружает. 

Надеюсь, нет необходимости доказывать, что организация рабочего места оказывает влияние на производительность, качество и эмоциональное отношение к работе. Речь пойдет не только о рабочем столе, скажем, а об умении организовать свое рабочее пространство в целом. Давайте сразу договоримся, что рабочим пространством в данном случае, мы будем называть то пространство, находясь в котором вы выполняете определенную работу. Под этим можно подразумевать и стационарное рабочее место, и то место, где вы находитесь сейчас для выполнения определенных действий, подразумевающих вашу работу. Даже если вы работаете лежа на диване или сидя в кафе, эта статья для вас.

Начнем с того, чтобы организовать рабочее пространство с максимальным сокращением времени на рабочий процесс. Что это обозначает, а то, что время – это наш самый драгоценный ресурс. При неправильной организации рабочего пространства очень много времени тратится на поиск инструментария или, например, информации.


 

Необходимо расположить все необходимое для работы в такой последовательности и в такой доступности, что бы это максимально сокращало время на доступ. За счет этого значительно сокращается время на выполнение определенных процессов. И не важно, идет ли речь о рабочем столе вашего ноутбука или токарном станке в гараже. Даже если вы работаете в общественном месте, важно организовать работу таким образом, что бы все было под рукой. 

Касательно такой организации труда в русском языке есть достаточно много метких и емких выражений: «все под рукой», «с закрытыми глазами можно найти», «ночью разбуди и скажешь, где что лежит» и так далее. Вот именно так и должно быть организовано рабочее пространство. У каждой составляющей должно быть свое место, оно должно быть постоянным и неизменным. Будь то молоток и гвозди или папки на рабочем столе ноутбука. 

Для того, чтобы максимальное время уходило на процесс, а не на его подготовку, нужно свести уровень получения инструментов до уровня бессознательных действий.Конечно, у этой теории найдется много противников, дескать, а как же быть творческим личностям, привыкшим творить в хаосе. А вот тут я скажу одну очень интересную вещь, неоднократно проверенную мной на практике, такие личности точно помнят, где и что у них валяется в этом хаосе. И они довольно быстро ориентируются в своем пространстве. А вот если навести у них порядок и разложить все в предполагаемом логичном порядке, они как раз теряются. А те, вот у кого хаос и они не помнят, где что валяется и когда все это кончится, таким людям все равно необходимо что-то менять, если они хотят повысить свою производительность.

Повторюсь еще раз, что самое главное – тратить время на сам процесс, а не на подготовку к процессу и поиск инструментов. (Я полагаю, что все понимают, что под инструментами я не имею в виду только разводной ключ, например, а инструменты – это все то, что необходимо нам для выполнения определенной работы, определенного набора действий?).

Немаловажную роль в повышении производительности труда играет эмоциональное отношение к выполняемой работе. И вот тут, рабочее пространство призвано такой эмоциональный фон создавать. То есть вам должно хотеться работать в этом рабочем пространстве. Здесь речь пойдет о комфорте и эстетическом восприятии, и эмоциональной окраске. Это и милые для глаза вещички, и заставка-фон рабочего стола в ноутбуке, игрушечки, ну я не знаю, у каждого свои вещи, призванные персонализировать рабочее место. 

Конечно же, противники мне сейчас возразят, а как быть, когда мы приходим на уже готовое рабочее место, или разделяем рабочее место с кем то, или работаем в каких-то общественных местах, как вот так уж прямо положительно эмоционально окрасить рабочее пространство. Ну что тут возразить, разве что нет ничего невозможного для человека с мозгами. Иногда это может быть всего лишь наклейка на блокноте.

А теперь давайте поговорим о гигиене рабочего пространства. Вот это тоже весьма важно для повышения производительности труда и эмоционального отношения к рабочему пространству. Сюда входит комфорт, удобство, эргономичность и, конечно же, чистота рабочего пространства. Где бы вы ни работали, вам должно быть удобно, это не должно наносить вред здоровью и там должно быть элементарно чисто. Грязь уместно только там, где она предусмотрена технологическим процессом. Во всех остальных местах должно быть чисто. И у меня просьба к вам друзья. Никогда не думайте о том, что кто-то должен за вами убирать. За чистотой ВАШЕГО рабочего пространства вы должны всегда следить сами. Конечно, это не означает, что, будучи генеральным директором компании, вы самостоятельно натираете свой рабочий стол. Но вы так организовываете процесс уборки вашего рабочего пространства, чтобы оно удовлетворяло вашим запросам в гигиене.

Как организовать рабочее пространство, если у вас нет постоянного рабочего места, например, или вы работаете из кафе, или вы делите рабочее место еще с несколькими работниками? Во-первых, необходимо ответить на вопрос, что вам для этого нужно. Для работы. Какое пространство эти вещи занимают, и как их можно компактно перемещать. Ну, уходя со смены, например, вы должны ваш персональный инструментарий поместить куда-то до вашего возвращения. Или, если вы ведете блог, сидя у самого синего моря. Все равно следует позаботиться об организации рабочего пространства. Как минимум, вам надо сесть куда-нибудь, так? Соответственно, куда то надо пристроить бокал с коктейлем, правда? Это есть организация рабочего пространства. 

Если вы работаете из кафе, то придумайте, как расположить атрибуты. Пусть еда и напитка будут слева, например, а телефон, блокнот и ручка всегда справа. Или используйте органайзеры, систематизаторы, контейнеры, для того, что бы все атрибуты вашего рабочего пространства находились всегда в одном месте, были удобны для использования, легко перемещались и не занимали много времени.

Где и как бы вы ни работали, самое главное обеспечить максимальную производительность при минимальных временных и эмоциональных затратах.

Подведем итог, для того, что бы правильно организовать рабочее пространство комфортно себя в нем чувствовать и быть максимально эффективным , чтобы тратить больше времени на процесс, а не на подготовку процесса. Наше рабочее пространство должно быть положительно заряжено эмоционально и максимально персонифицировано, всегда удобно, экологично и гигиенично. 

А еще, все инструменты процесса должны находиться на своих местах, чтобы можно было все достать, не вставая, с завязанными глазами и среди ночи.

Рузанова, ваш тренер личностного роста, коуч и просто хороший человек.