рузанова Ирина

ваш персональный коуч и просто хороший человек 

Назад к списку

Многозадачность. Можно ли извлечь пользу для повышения личной эффективности

Как бы то ни было, но сталкиваться с необходимостью решения нескольких задач одновременно, приходится каждому, даже весьма эффективному успешному человеку. Это значит, что так или иначе, мы периодически или постоянно находимся в состоянии многозадачности. 

Сам термин «многозадачность» возникло в среде IT технологий при разработке операционных систем. Многозадачность, multitasking — свойство операционной системы или среды программирования, обеспечивать возможность параллельной (или псевдопараллельной) обработки нескольких процессов. Истинная многозадачность операционной системы возможна только в распределенных вычислительных системах. Собственно, это определение отражает суть многозадачности в отношении человека в том числе. 


В настоящее время термин «многозадачность» принято применять в отношении той ситуации, когда человеку необходимо выполнять несколько задач одновременно или выполнять большое количество задач за единицу времени. 

Некоторые психологи утверждают, что многозадачность оказывает исключительно отрицательное влияние на человека, на его эмоциональное и ресурсное состояние. А так же губительно действует на психику, мешает карьере и эффективному развитию человека. Действительно, с одной стороны, вполне можно согласиться с таким утверждением. Однако, это несколько недальновидный и однобокий подход. Нельзя отрицать и положительное влияние многозадачности на развитие и личную эффективность. Если рассмотреть двух человек, один из которых работает в режиме монозадачности, который не умеет и не хочет решать несколько задач одновременно. И второй, который умеет решать несколько задач, обрабатывающий в голове большой объем информации, и отличающийся большей производительностью. Кто из них кажется вам наиболее эффективен и продуктивен? 

 И нужно понимать, избежать многозадачности не удается, иногда, даже простой домохозяйке. Если для чего-то существует многозадачность, необходимо найти ей применение. Или способ управления. Основная задача в том, что бы определить проблему и найти пути ее решения. И необходимо понять, что человек все-таки способен делать несколько дел одновременно и мозг способен обрабатывать одновременно большее количество информации. Пойдем от утверждения, что все наши действия управляются нашим мозгом, силой нашей мысли. 

Первое, что необходимо знать, что существуют неосознанные и осознанные действия. И вот уж их то и получается совмещать мозгу и выполнять эти действия одновременно. Все физические и физиологические действия контролируются нашим мозгом и мы вполне можем совмещать их с мыслительным процессом. Так в одну единицу времени мы можем стоять, говорить, следить за обстановкой вокруг, следить за своим выражением лица, обдумывать следующую фразу и реагировать на воздействие внешней среды. Представьте разговор по телефону на улице рядом с проезжей частью в мороз. Устанешь перечислять сколько одновременно выполняется действий. Даже если не углубляться. Это яркий пример многозадачности и соединения осознанных и неосознанных действий. Как впрочем, любой другой пример. Кроме того, всем нам известны некоторые утверждения о том, что мы используем свой мозг всего лишь на 4-5%. Это дает нам надежду на то, что наш мозг способен обрабатывать и выполнять гораздо больше действий. И полностью соответствует определению многозадачности, то есть выполнения ряда процессов параллельно. 

Второе, что нам необходимо знать о многозадачности, что мы можем увеличить количество дел (а здесь речь идет именно о делах, а не о процессах) выполняемых одновременно. Вся фишка здесь в организации мыслительного процесса. Некоторым людям дается довольно легко перестраиваться и фокусироваться на разных делах, у некоторых возникают сложности с переключением. Для примера рассмотрим ситуацию, когда вы работаете над проектом, в этот момент раздался звонок, который очень важен для развития вашего бизнеса, и звонивший сбросил вам в процессе разговора важную информацию на email и требует немедленного решения. И тут же вам принесли документы, которые требуют немедленного подписания. Бывают такие ситуации? Да. Вы стоите перед необходимостью выполнить несколько дел одновременно. Хотелось бы уточнить, что под термином «одновременно» необходимо понимать необходимость сделать определенное количество дел в определенную единицу времени. А не то, что вы одной рукой будете делать проект, другой – отвечать на письмо, а ногой подписывать документ. Здесь как раз определение понятие «одновременно» не подразумевает сиюсекундно и сразу все, а как раз за определенную единицу времени. И вот тут некоторые люди испытывают сложность в том, что бы переключить свой мозг с проекта на почту, потом на сообщение, потом на документ и потом обратно вернуться к проекту. Но, поскольку, это навык, то любой навык можно приобрести или развить. Опять придет нам на помощь способность мозга обрабатывать большое количество информации. 

И третье, это о влиянии многозадачности на эмоциональное состояние. Если подойти к проблеме односторонне, то вполне складывается картина негативного влияния. Однако, Джордан Эткин и Кэсси Могильнер, проведя ряд исследований, доказали что многозадачность в течение короткого времени, как то 15-45 минут, способна привести к депрессии и снижению работоспособности. Тогда как выполнение большого количества дел в течение дня приводит к состоянию эмоционального удовлетворения и делает человека счастливее. Постановка двух-трех целей говорит скорее о нерешительности и неуверенности человека, тогда как 20-30 целей говорит об амбициозности и решительности, способности к действию и высокой степени организованности. Хочу привести пример некоторых моих знакомых, которые, под влиянием обстоятельств, находились в состоянии многозадачности длительное время. А потом изменившаяся ситуация переводила их в более ресурсосберегающее состояние. Так вот, эти люди отмечали, что переход в более спокойное состояние делал их жизнь скучной, утрачивалась острота ощущений и скорость выполнения дел неизменно падала. Так одна дама, которая работала довольно на основной работе и вела еще свой бизнес, при этом являлась очень активной мамой двух маленьких детей, когда изменилась ситуация и она стала заниматься только детьми и домашним хозяйством говорила: «Знаешь, я теперь делаю весь день то, что раньше успевала сделать вечером перед сном». И отмечала скуку. Владелец небольшого местечкового магазина под влиянием обстоятельств вынужден был вернуться на работу по найму: «Нет такого драйва, нет адреналина. Раньше я за один день делал столько дел, и еще с друзьями находил время посидеть, то теперь я прихожу с работы. И ничего не делаю. Раньше я испытывал кайф от того, что я могу успевать так много». Безусловно, эти ситуации мы рассматриваем сейчас только под углом многозадачности. Там много других подводных камней. Но основной идеи это не изменяет. 

Я совершенно не утверждаю, что необходимо работать только в режиме мультитаскинг. По возможности, многозадачности нужно избегать. Кроме того, многозадачность достаточно ресурсозатратный режим. И нахождение в нем непрерывно действительно чревато утратой здоровья и проблемами с эмоциональным состоянием. Например, эмоциональное выгорание и так далее. Основная моя мысль состоит в том, что многозадачность нам подвластна и при правильном подходе может быть действенным инструментом в повышении личной эффективности и достижении успеха. Настоящий руководитель, предприниматель, успешный и эффективный человек должен уметь реагировать на ситуацию, принимать быстрые решения и уметь выполнять несколько дел одновременно. 

Для этого понадобится несколько навыков. Как то, умение расставлять приоритеты и комбинировать подход. Над основным процессом, который действительно архиважен надо уметь сосредоточится и отсекать все отвлекающие моменты. Рутинные же дела можно совмещать или чередовать как между собой, так и с другими делами. Необходимо уметь делить крупные и ресурсозатратные дела на подпроцессы и выполнять их частями. Будь то каждый день по чуть-чуть или каждый час с перерывом. 

Далее, необходимо сразу следить за качеством выполняемых дел и завершать начатое, что бы не возвращаться к их повторному выполнению. 

Тайминг. Тоже весьма необходимый навык, следить за временем и завершать дела в установленное время. 

Отдых, ресурсосбережение и восполнение. Отдых должен быть обязательно. Рекомендуемый процесс организации отдыха должен выглядеть следующим образом. Отдых в течение дня: пять-10 минут после завершения серии дел или крупного проекта (оптимально каждые 2 часа); время для отдыха и принятия пищи от 30 минут до часа и вечерний отдых. Четкий режим дня. В течение недели обязателен отдых от 4-5 часов до целого дня, которые должны быть посвящены именно отдыху. В течение года – два-четыре отпуска. Обязательно должны присутствовать практики восполнения энергии и физические упражнения для укрепления тела и духа. 

Мотивация. Каждый должен выбрать для себя подходящую мотивацию. Опираться надо не цели и миссию. И не забывать о том, что ваш успех необходим не только вам, но и вашим близким и любимым, и особенно, любящим вас. 

Один из важнейших навыков для эффективной работы в состоянии многозадачности – это навык организации окружающего вас пространства. Вы должны понимать, что для того, что бы экономить время и направлять его на выполнение дела, вокруг вас должно быть организовано все так, что бы с минимальными затратами вы находили для себя все необходимое. То есть максимально эффективно организовать и упорядочить пространство вокруг себя. 

И еще, надо научиться отсекать все ненужное. Все лишнее, все отвлекающее вас от основного пути. На первый взгляд, здесь можно усмотреть противоречие основному тезису этой статьи о пользе многозадачности. И иногда я как раз и слышу такое возражение, как же ты твердишь о многозадачности и тут же говоришь о том, что надо отсекать все лишнее. Раз наш мозг может работать в режиме многозадачности то и с лишним он может справиться. В принципе, да. Но, зачем тебе тратить время на изучение расположение звезд на небе, когда основная твоя цель, например, развивать свой бизнес по производству молока. Разумеется, если расположение звезд не влияет на настроение коров и тем самым на качество молока. Помните знаменитые слова Шерлока Холмса про то, что земля вертится и ему эти сведения никак не помогут в расследовании убийства. Вообще, Шерлок Холмс, хоть и вымышленный герой, однако может служить замечательной иллюстрацией теории о пользе многозадачности в каждом пункте этой статьи. 

А вообще то, самое главное, это всегда оценивать результаты своей деятельности и свою эффективность. Можно выполнять тысячу дел в минуту, но если это не приводит к достижению цели, то это растрачивание впустую ресурсов, энергии. Это как раз показатель низкой эффективности . Вот тут, как раз, речь должна идти о вреде многозадачности. 

Правильно ставьте цели, стройте планы и используйте все доступные вам инструменты для выполнения планов и достижения цели. И не стройте себе мысленных преград.Расширяйте свое сознание и научитесь с пользой использовать даже то, что в общепринятом понятии использовать нельзя.Рузанова.